Klachtenregeling

1. Doel en uitgangspunten

Veldhorst Private Liaison werkt met volwassenheid, discretie en zorgvuldigheid. Mocht er onverhoopt onvrede of een klacht ontstaan, dan wordt deze met dezelfde rust en aandacht behandeld. De klachtenregeling biedt cliënten een veilige, duidelijke en respectvolle manier om hun ervaring te delen.

2. Indienen van een klacht

Een klacht kan worden ingediend via:

• Het hoogbeveiligde cliëntportaal (indien de cliënt toegang heeft)

• Per e-mail via het adres dat in de overeenkomst of bevestigingsmail is vermeld

Klachten worden uitsluitend schriftelijk in behandeling genomen, zodat discretie en zorgvuldigheid gewaarborgd blijven.

3. Bevestiging en reactietermijn

Na ontvangst van de klacht:

• Ontvangt de cliënt binnen 14 dagen een schriftelijke bevestiging

• Wordt de klacht binnen dezelfde termijn gelezen en beoordeeld

Indien meer tijd nodig is voor een zorgvuldig antwoord, wordt dit binnen de eerste 14 dagen aan de cliënt gemeld.

4. Behandeling van de klacht

De klacht wordt behandeld door Daniëlle Veldhorst, oprichter van Veldhorst Private Liaison. Er is geen externe klachtenfunctionaris; vertrouwelijkheid blijft volledig binnen de praktijk.

Bij de beoordeling wordt gekeken naar:

• De inhoud van de klacht

• De context van de begeleiding of retreat

• De verwachtingen die vooraf zijn gecommuniceerd

• De zorgvuldigheid van het proces

De cliënt ontvangt een rustige, volwassen schriftelijke reactie waarin wordt aangegeven:

• Hoe de klacht is beoordeeld

• Welke inzichten of aanpassingen voortkomen uit de klacht

• Welke vervolgstappen eventueel worden genomen

5. Vertrouwelijkheid

Alle klachten worden volledig vertrouwelijk behandeld. Informatie wordt niet gedeeld met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.

6. Bewaartermijn

Klachten worden maximaal 12 maanden bewaard in een hoogbeveiligde omgeving, uitsluitend voor interne kwaliteitsborging. Na deze periode worden ze verwijderd.

7. Grenzen van de klachtenregeling

De klachtenregeling is niet bedoeld voor:

• Spoedsituaties of crisissen

• Juridische geschillen

• Situaties waarin externe hulpverlening noodzakelijk is

In dergelijke gevallen wordt de cliënt verwezen naar passende instanties.

8. Slotbepaling

Veldhorst Private Liaison streeft naar volwassenheid, rust en zorgvuldigheid in elke vorm van contact. Een klacht wordt gezien als een kans om de kwaliteit van de begeleiding verder te verfijnen.